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En la sección de órganos se realiza la gestión de los mismos. En esta pantalla visualizamos todos los órganos existentes en la UPV:
La lista de los órganos se puede ordenar pinchando sobre la cabecera de la columna correspondiente. También se puede filtrar por tipo de órgano, o por nombre introduciendo caracteres en el filtro "Buscar órgano".
De cada órgano se muestra su nombre, en castellano y valenciano, el tipo del órgano, si es ordinario y si está activo.
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Además, podemos añadir órganos creados manualmente (no ordinarios, pulsando el botón “Añadir”). Los órganos no ordinarios también se pueden editar.
Las acciones disponibles en la lista de órganos son:
- Añadir: Permite añadir órganos no ordinarios.
- Editar: Permite editar los datos de los órganos no ordinarios.
- Habilitar/deshabilitar: Pone el órgano como activo/inactivo.
- Exportar miembros: Exporta la lista de miembros del órgano a un fichero CSV.
Si pulsamos añadir, aparece una nueva fila en la lista de órganos para que rellenemos los datos del nuevo órgano:
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Una vez rellenados los datos pulsaremos el botón “Actualizar” para guardar los cambios.
Además, en esta pestaña podremos añadir autorizados e invitados a un órgano (sea el órgano ordinario o no):
- Autorizados: Una persona autorizada en un órgano es una persona que va a gestionar las reuniones de este órgano. También pueden añadirse personas interesadas a un órgano cuando estas personas necesitan acceder a la información de las reuniones de esos órganos a través de las fichas de las reuniones en la web. Para añadir autorizados a un órgano, pinchamos sobre el órgano en la parte superior de la pantalla y en la parte de debajo de la misma pulsamos el botón “Añadir” de la pestaña “Autorizados”. Al pulsar ese botón aparece una ventana emergente que nos permite hacer una búsqueda de una persona de la universidad:
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La pantalla muestra un desplegable para elegir el órgano y una vez elegido, en la parte de debajo se listan los miembros del mismo, así como su email y su cargo en el órgano.
Se pueden filtrar los órganos disponibles en el desplegable "Órgano" por su nombre escribiendo parte del mismo en ese mismo campo.
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La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios gestores o convocantes podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
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- Añadir: Permite crear una nueva reunión.
- Editar: Permite modificar una reunión existente.
- Borrar: Permite borrar anular la reunión seleccionada. Si ya se ha enviado la convocatoria a los miembros, se les enviará un email informando de la anulación.
- Documentación adjunta: Permite subir documentos para adjuntarlos a la reunión.
- Acciones: Este botón desplegable permite:
- Enviar la convocatoria de la reunión: Envía un correo a las personas convocadas con los datos de la reunión y un enlace una web donde se encuentra la ficha de la reunión (donde se puede consultar todo lo relativo a esa reunión). Si se elige esta opción y ya previamente se había enviado la convocatoria, se mandará un nuevo correo que rectifica el primero que se mandó (en el asunto se pone que es una rectificación).
- Editar acuerdos y deliberaciones: Permite editar en una misma pantalla las deliberaciones y acuerdos de todos los puntos del orden del día de la reunión.
- Hoja de firmas: Genera un fichero pdf consistente en la hoja de firmas para la reunión.
- Cerrar acta: Cierra la reunión generando todos los documentos correspondientes (certificados de los acuerdos, de asistencia y acta de la reunión). La reunión desaparecerá de esta lista y se moverá a la sección de Histórico de reuniones.
- Añadir hoja de firmas: Permite subir la hoja de firmas escaneada.
- Informar a otros órganos: Informa a otro órgano de la convocatoria de esta reunión mediante un correo electrónico. El usuario debe estar autorizado para convocar reuniones de ambos órganos para poder informar.
- Más opciones: Esta opción está reservada para futuras funcionalidades asociadas a la reunión seleccionada.
Además en la lista de reuniones tenemos al lado de cada reunión el símbolo 
, que es un enlace a la ficha web de esa reunión.
Al añadir o editar una reunión se abrirá la ventana con los datos de la reunión para que la rellenemos/modifiquemos:
Los datos obligatorios están indicados con un asterisco rojo.
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convocahora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Fecha de fin de la reunión: Se rellena una vez finalizada la reunión con la hora real de finalización para que conste en el acta.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada, como las Juntas de Gobierno.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto.
- Revisar acta última reunión: Si se marca, se generará automáticamente un punto del orden del día correspondiente a la revisión del acta de la reunión anterior.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
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- Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
- Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
- Borrar: Borrar un punto del orden del día.
- Documentación adjunta: Adjuntar documentación al punto del orden del día. Se pueden añadir nuevos documentos o sustituir un documento previamente subido.
- Acuerdos: Adjuntar documentos relativos a los acuerdos del punto del orden del día.
- Descriptores y claves: Asignar descriptores y claves al punto del orden del día (son palabras clave para clasificar el tema del punto de manera que luego se podrá filtrar por ese tema en el buscador público de acuerdos).
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La ficha consiste en una página web donde se muestran todos los datos de la reunión:
En esta página, los miembros convocados pueden confirmar o no su asistencia (botones “Asistirá” y “No asistirá”), gestionar sus suplentes (si la reunión permite suplencias) o su delegación de voto (si la reunión permite la delegación de voto).
También pueden consultar la documentación asociada a la reunión pinchando sobre los enlaces, o descargar toda la documentación a la vez a través del botón "Descargar toda la documentación de la reunión".
Asimismo, los convocados pueden introducir comentarios sobre la reunión o sobre un punto específico del orden del día si la reunión los admite.
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