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La pestaña reuniones permite gestionar las reuniones de los órganos. Los usuarios gestores o convocantes podrán dar de alta nuevas convocatorias, enviar las mismas a los convocados, definir los puntos del orden del día, adjuntar documentación, etc.
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Además en la lista de reuniones tenemos al lado de cada reunión el símbolo 
, que es un enlace a la ficha web de esa reunión.
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- Asunto: El título de la reunión. Viene rellenado con un valor por defecto que contiene unas variables (órgano y fecha) que se rellenarán automáticamente al seleccionar los valores correspondientes en el resto de campos.
- Fecha, hora y duración: Los datos de cuando se convoca.
- Segunda convocatoria: Si existe un horario de segunda convocatoria, se puede indicar en este campo.
- Número de sesión: En el caso que la reunión esté numerada, como las Juntas de Gobierno.
- Admite suplencias: Si se marca, el convocado podrá seleccionar un sustituto para ir en su ausencia. Si no lo marcamos, el convocado no podrá enviar a nadie en su ausencia.
- Admite delegación de voto: Si se marca, se podrá delegar el voto.
- Admite comentarios: Si se marca, los convocados podrán añadir comentarios a la reunión o al orden del día, que el resto de convocados podrán ver.
- Tipo: Para indicar si será pública (sus acuerdos públicos se publicarán en la web pública de consulta de acuerdos) y/o telemática.
- Lugar: Dónde se celebrará la reunión.
- URL Grabación: URL donde se encuentra el fichero de la grabación
- Descripción: Descripción general de la reunión
- Órganos asistentes: Cada uno de los órganos convocados para esta reunión.
- Invitados: Personas invitadas a la reunión. Se puede añadir para cada uno un motivo de la invitación.
En cuanto a los órganos asistentes, en la imagen superior aparece ya como ejemplo uno seleccionado (Órgano no ordinario para pruebas) y en su misma fila, aparecen dos iconos, la X que desconvoca al órgano de la reunión, y el icono con forma de usuario, que permite gestionar los miembros asistentes y suplentes del órgano.
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la reunión, con los datos que hemos introducido:
En el grid se mostará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en el grid, si la seleccionamos, en la parte inferior podremos añadir puntos del orden del día o editar los puntos que se hayan añadido anteriormente.
La sección de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
. Una vez hemos añadido un órgano asistente a la reunión, podremos gestionar la asistencia de sus miembros pulsando el icono de la persona que aparece al lado del órgano:
Al pulsar el icono, se abrirá la venta de gestión de asistentes:
El convocante podrá marcar para cada convocado si va a asistir y si ha justificado su ausencia (esta información se deberá confirmar una vez celebrada la reunión con la hoja de firmas). Los convocados que justifiquen su asistencia aparecerán en el acta dentro de la sección "Excusan asistencia".
Al crear una reunión, tal y como se ve en la siguiente imagen, nos aparecerá en el grid superior la reunión, con los datos que hemos introducido:
En el grid se mostará el asunto, la fecha y hora, la duración, un campo que indica si la convocatoria de la reunión ya ha sido enviada, y un campo que nos mostrará si la reunión tiene documentos adjuntos.
Una vez la reunión aparece en el grid, si la seleccionamos, en la parte inferior podremos añadir puntos del orden del día o editar los puntos que se hayan añadido anteriormente.
La sección de puntos de orden del día permite que hagamos las siguientes acciones:
- Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
- Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
- Borrar: Borrar
- Añadir: Crear un nuevo punto del orden del día de la reunión seleccionada en la parte superior.
- Editar: Modificar un punto del orden del día creado anteriormente.
- Borrar: Borrar un punto del orden del día.
- Documentación adjunta: Adjuntar documentación al punto del orden del día.
- Acuerdos: Adjuntar documentos relativos a los acuerdos del punto del orden del día.
- Descriptores y claves: Asignar descriptores y claves al punto del orden del día (son palabras clave para clasificar el tema del punto de manera que luego se podrá filtrar por ese tema en el buscador público de acuerdos).
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Para cada punto del orden del día, tal y como se muestra en la siguiente imagen, podemos gestionar el título, la descripción, las deliberaciones y los acuerdos. También permite indicar si se publicarán sus acuerdos:
Los puntos del orden del día pueden tener a su vez subpuntos. Para añadir un subpunto a un punto del orden del día existente, tendremos que seleccionarlo y pulsar el botón derecho del ratón. Nos aparecerá la opción "Añadir subpunto":
El subpunto aparecerá contenido dentro del punto:
Cada subpunto de un punto podrá contener a su vez documentación o acuerdos adjuntos, ser público o no, etc.
Una vez dada de alta la reunión y sus puntos del orden del día, ya podemos enviar la convocatoria de la reunión de la forma explicada anteriormente (“Acciones” à “Enviar convocatoria”). De esta forma, los miembros del órgano convocado o sus suplentes así como los invitados recibirán un correo que les informa de la convocatoria.
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