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No obstante, siempre se ha de tener presente que pueden ocurrir errores de diversa naturaleza en los datos, de modo que se vincule erróneamente un CIF con un nombre de entidad.
| si bien el CIF, o identificador extranjero, es UNICO en la base de datos de hacienda (AEAT) o en la base de datos de su equivalente extrajera, NO ES UNICO en la base de datos del repositorio de convenios y encomiendas |
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Esto es debido a factores tales como:
- Pequeños errores ortográficos involuntarios a la hora de escribir el nombre de la entidad, por ejemplo, el uso de acentos, nombres en idiomas cooficiales, siglas, etc...
- Errores involuntarios a la hora de escribir el CIF, por ejemplo, por confusiones a la hora de teclear.
- Identificación de una subunidad de la entidad con el CIF de la entidad, por ejemplo, identificar un departamento con el CIF de su universidad.
- Cambios de nombre de la entidad, por ejemplo, una unidad gestora la tiene en sus bases de datos por el nombre antiguo con el nuevo CIF de la empresa para 'aclararse',
- Identificadores de paises distintos que casualmente coincidan; este caso es normal al unir datos que vienen desde distintas administraciones, unidades gestoras, etc.
- cualquier error involuntario que haga aparecer incorreciones involuntarias en la pareja CIF / NOMBRE.
Es decir, en la base de datos de convenios y encomiendas, cada oficina gestora de la UPV puede registrar a la entidad participante de su convenio o su encomienda con el cif e identidad que considera o que tiene grabada en sus bases de datos internas.
La misma entidad participante en el mundo real, podría aparecer repetidas veces en la base de datos de convenios con CIFs distintos y el mismo nombre o con el mismo CIF y nombres distintos.
Esto se permite para facilitar el registro de los convenios, pero obviamente, puede producir inconsistencias que deben ser corregidas al ser detectadas.